Agent · 100% on-premise · eigener Reasoner

Rezeption

Automatisches Triage klinischer E-Mails, 13 Kategorien, 60% Auto-Lösung.

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Was dieser Agent tut

Rezeption ist der Triage-Agent für eingehende Kommunikation von Dental Brain. Er synchronisiert IMAP, klassifiziert jede E-Mail in eine von 13 Kategorien (Dringlichkeit, Umplanung, Zahlung, Kostenvoranschlag, klinische Anfrage, Spam usw.) und löst etwa 60% mit Vorlagen-Antwort ohne menschliches Eingreifen. Die gesamte Klassifizierung läuft auf lokaler GPU.

Warum es wichtig ist

Eine Klinik mit 100-200 aktiven Patienten erhält dutzende E-Mails pro Tag. Das manuelle Protokoll (lesen, entscheiden, antworten) verbraucht die Zeit der Rezeptionistin und verschlechtert die Antwortzeit in Stoßzeiten. Rezeption fängt das ab: Dringendes wird mit Priorität an einen Menschen eskaliert, Routine schließt sich selbst, und alles wird in der Patientenakte protokolliert.

Wie es funktioniert

Der Agent liest die IMAP-Inbox alle paar Minuten. Jede Nachricht durchläuft einen lokalen LLM-Klassifikator, der Kategorie + Absicht + Dringlichkeitsstufe zuordnet. Hat die Kategorie eine konfigurierte Auto-Antwort-Vorlage und ist der Patient identifiziert, sendet er die Antwort via SMTP/SendGrid und protokolliert eine Nachricht in der klinischen Geschichte. Andernfalls reiht er die E-Mail mit vorgeschlagener Kategorie in den menschlichen Posteingang ein.

Integration in den klinischen Workflow

Rezeption koordiniert mit Patient Flow, wenn die E-Mail um Umplanung bittet (prüft Verfügbarkeit und bietet einen Slot an). Mit Pharmacy, wenn es um eine Folgeverordnung geht. Und benachrichtigt den Manager, wenn eine formale Beschwerde erkannt wird. Alles innerhalb desselben Servers.

Autonome Entscheidungen

Jede E-Mail in eine der 13 vordefinierten Kategorien einordnen
Mit Vorlage auto-antworten, wenn es einen Match gibt und der Patient identifiziert ist
An menschlichen Posteingang eskalieren, wenn die Klassifikator-Konfidenz niedrig ist
Hohe Dringlichkeit markieren und Fachmann benachrichtigen, falls zutreffend
Nachricht in der klinischen Geschichte des Patienten protokollieren

Ein- und Ausgaben

Erhält

· IMAP-Inbox der konfigurierten klinischen E-Mail
· Auto-Antwort-Vorlagen pro Kategorie
· Patientenidentifikation (E-Mail-Match + Webformulare)
· Konfiguration der Auto-Antwort-Zeiten

Liefert

· Klassifizierte E-Mail mit Kategorie + Absicht + Dringlichkeit
· Gesendete Auto-Antwort (falls zutreffend)
· Benachrichtigung an Fachmann für dringende Fälle
· Nachricht in der klinischen Geschichte protokolliert

Produktionsmetriken

13

Kategorien

~60%

Automatisches Triage

Alle 5 Min

IMAP-Sync

Arbeitet zusammen mit

No-Show Prediction

Patient Flow Forecast

Patient Segmentation

Tech-Stack

Modell

Lokaler LLM-Klassifikator mit 13 Kategorien

Ausführung

Lokale On-Premise-GPU

Latenz

<500ms pro E-Mail

Datenschutz

E-Mail-Inhalt nur auf dem Klinik-Server verarbeitet

Häufige Fragen

Was, wenn der Agent eine E-Mail falsch klassifiziert?+

Zahnarzt oder Rezeptionistin können manuell im Posteingang umkategorisieren. Die Korrektur wird protokolliert und in künftigen Klassifikator-Updates für kontrolliertes Nachtraining verwendet. Der Agent überschreibt nie die menschliche Entscheidung.

Werden meine E-Mails zur Klassifizierung an einen externen Dienst gesendet?+

Nein. Der Klassifikator ist ein lokales LLM, das auf der GPU der Klinik läuft. Der E-Mail-Inhalt verlässt nie den Server. IMAP wird nur zur Postfach-Synchronisation verwendet, nicht zum Versenden von Inhalten nach außen.

Kann ich Kategorien hinzufügen oder entfernen?+

Die 13 Basiskategorien sind über das Admin-Panel konfigurierbar. Das Implementierungsteam kann zusätzliche Varianten trainieren, wenn die Klinik sie benötigt.

Was passiert mit E-Mails außerhalb der klinischen Öffnungszeiten?+

Rezeption kann je nach Konfiguration 24/7 betrieben werden (klassifizieren + auto-antworten). Bei Dringlichkeiten außerhalb der Öffnungszeiten eskaliert er automatisch an das Bereitschaftstelefon, wenn konfiguriert.