Agente · 100% on-premise · ragionatore proprio

Accoglienza

Triage automatico di email clinica, 13 categorie, 60% auto-risoluzione.

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Cosa fa questo agente

Accoglienza è l’agente di triage delle comunicazioni in entrata di Dental Brain. Sincronizza IMAP, classifica ogni email in una delle 13 categorie (urgenza, riprogrammazione, pagamento, preventivo, richiesta clinica, spam, ecc.) e risolve circa il 60% con risposta da template senza intervento umano. Tutta la classificazione gira su server locale.

Perché è importante

Una clinica con 100-200 pazienti attivi riceve decine di email al giorno. Il protocollo manuale (leggere, decidere, rispondere) consuma tempo della receptionist e degrada la risposta nelle ore di punta. Accoglienza lo assorbe: l’urgente sale all’umano con priorità, la routine si chiude da sola, e tutto resta tracciato nella storia del paziente.

Come funziona

L’agente legge la casella IMAP ogni pochi minuti. Ogni messaggio passa attraverso un classificatore LLM locale che assegna categoria + intento + livello di urgenza. Se la categoria ha un template di auto-risposta configurato e il paziente è identificato, invia la risposta via SMTP/SendGrid e registra un Messaggio nella storia clinica. Altrimenti, mette l’email in coda nella casella umana con la categoria suggerita.

Integrazione nel flusso clinico

Accoglienza coordina con Patient Flow quando l’email chiede di riprogrammare (verifica disponibilità e offre uno slot). Con Pharmacy quando è una richiesta di ripetere una ricetta. E notifica il manager quando rileva un reclamo formale. Tutto all’interno dello stesso server.

Decisioni autonome

Classificare ogni email in una delle 13 categorie predefinite
Auto-rispondere con template quando c'è match e il paziente è identificato
Escalare alla casella umana quando la confidenza del classificatore è bassa
Marcare urgenza alta e notificare il professionista quando applicabile
Registrare il messaggio nella storia clinica del paziente

Input e output

Riceve

· Casella IMAP dell'email clinica configurata
· Template di auto-risposta per categoria
· Identificazione del paziente (match email + Web Form)
· Configurazione orari di risposta automatica

Produce

· Email classificata con categoria + intento + urgenza
· Auto-risposta inviata (quando applicabile)
· Notifica al professionista per casi urgenti
· Messaggio registrato nella storia clinica

Metriche in produzione

13

Categorie

~60%

Triage automatico

Ogni 5 min

Sync IMAP

Collabora con

No-Show Prediction

Patient Flow Forecast

Patient Segmentation

Stack tecnico

Modello

Classificatore LLM locale a 13 categorie

Esecuzione

infrastruttura locale on-premise (senza compromessi tra moduli)

Latenza

<500ms per email

Privacy

Corpo dell'email elaborato solo sul server della clinica

Domande frequenti

E se l'agente classifica male un'email?+

Il dentista o la receptionist possono ri-categorizzare manualmente nell'inbox. La correzione viene registrata e, in future aggiornamenti del classificatore, serve per riaddestramento controllato. L'agente non sovrascrive mai la decisione umana.

Le mie email vengono inviate a un servizio esterno per la classificazione?+

No. Il classificatore è un LLM locale che gira sulla GPU della clinica. Il corpo dell'email non lascia mai il server. IMAP serve solo a sincronizzare la casella, non a inviare contenuto all'esterno.

Posso aggiungere o rimuovere categorie?+

Le 13 categorie base sono configurabili dal pannello di amministrazione. Il team di implementazione può addestrare varianti aggiuntive se la clinica ne ha bisogno.

Cosa succede con le email fuori dagli orari clinici?+

Accoglienza può operare 24/7 (classificare + auto-rispondere) a seconda della configurazione. Per le urgenze rilevate fuori orario, escalare automaticamente al telefono di guardia se configurato.