Accoglienza

Accoglienza è l’agente di triage delle comunicazioni in entrata di Dental Brain. Sincronizza IMAP, classifica le email in entrata in una delle 13 categorie (urgenza, riprogrammazione, pagamento, preventivo, richiesta clinica, spam, ecc.) e risolve circa il 60% con risposta da template senza intervento umano. Tutta la classificazione gira su server locale.

Perché è importante

Una clinica con 100-200 pazienti attivi riceve decine di email al giorno. Il protocollo manuale (leggere, decidere, rispondere) consuma tempo della receptionist e degrada la risposta nelle ore di punta. Accoglienza lo assorbe: l’urgente sale all’umano con priorità, la routine si chiude da sola, e tutto resta tracciato nella storia del paziente.

Come funziona

L’agente legge la casella IMAP ogni pochi minuti. Ogni messaggio passa attraverso un classificatore LLM locale che assegna categoria + intento + livello di urgenza. Se la categoria ha un template di auto-risposta configurato e il paziente è identificato, invia la risposta via SMTP/SendGrid e registra un Messaggio nella storia clinica. Altrimenti, mette l’email in coda nella casella umana con la categoria suggerita.

Integrazione nel flusso clinico

Accoglienza coordina con Patient Flow quando l’email chiede di riprogrammare (verifica disponibilità e offre uno slot). Con Pharmacy quando è una richiesta di ripetere una ricetta. E notifica il manager quando rileva un reclamo formale. Tutto all’interno dello stesso server.